【ライター向け】見積書と請求書の書き方(テンプレート付き)

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どうもライターのからすけです。
今回は見積書と請求書の書き方を説明します。

直接契約をするとほぼ必ず作ることになる見積書と請求書。作り方がよく分からず、直接契約に不安を感じている方もいるのではないでしょうか。

見積書と請求書は、一度書き方が分かれば、あとは項目をいじくるだけ。思ったより難しいことはありません。

この記事では、実際に使ってる書式、いわゆるテンプレも掲載しますので、よかったら参考にしてください。そのまま使ってもらってもOKです。

ではレッツゴー

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見積書と請求書とは

まず、見積書と請求書の概要を説明します。

  • 見積書
    業務を行うために必要な費用を、契約前に算出して伝えるための書類。
  • 請求書
    業務を完了したあとに、その代金を請求(払ってくれと伝えること)するための書類。

実際の業務では、見積書でいくらかかるか伝えて、その金額でよければ契約して、業務が完了したら請求書を発行して代金を支払ってもらうという流れになります。

見積書の金額を元に契約した場合、見積金額=契約金額=請求金額になります。

見積書の書式と書き方

見積書テンプレートはこちらから(Excel)

これが見積書です。記載する項目は、次のとおりです。

  • 宛名
  • 件名
  • 見積書作成日
  • 見積有効期限
  • 住所
  • 氏名(押印)
  • 連絡先(電話やメールアドレスなど)
  • 金額の合計
  • 金額の内訳

見積書で気をつけたい項目

単位

単位の項目を見てください。単位に「件」と「式」があります。

記事を数えるときは、1件や1本と数えられますが、取材経費のように細々としたものがいろいろ含まれている場合は、全部を合計して「1式」として表すことがあります。

経費の項目が少なければ、1つ1つ記載してもいいのですが、項目が多すぎる場合は「1式」とするのがおすすめです。
ただ、経費の内訳はいつでも答えられるように、手元資料として明確にしておきましょう。また、経費の説明を求められた場合は、内訳書を提出しましょう。

※単位の書き方は納品するものによって変わります。記事なら1件や1本、物を渡す場合は1個など、納品物に合わせて変えてください。

見積有効期限

見積書を提出する際は、有効期限を定めましょう。
有効期限を定めないと、自らの文字単価相場が変わっても、見積作成時の金額で契約を求められてしまうかもしれません。また、物価の相場が上がった場合も同様です。

有効期限の定め方に決まりはありませんが、あまり短すぎると、いざ契約にすすんだときに、同じ物を作り直すことになるかもしれません。3ヶ月や半年、年度末までなど、ある程度期間に幅を設けましょう。

消費税

消費税の項目はかならず記載しましょう。また、内税が外税か分かるようにしましょう。
記載が無いと、自分は外税のつもりでも、相手に内税として捉えられてしまうかもしれません。

請求書の書式と書き方

請求書テンプレートはこちらから(Excel)

これが請求書です。見積書と項目はほぼ同じです。契約が完了した後に、請求書を契約相手に送付し、代金を支払ってもらいます。
記載する項目は、次のとおりです。

  • 宛名
  • 件名
  • 請求書発行日
  • お支払い期限
  • 住所
  • 氏名(押印)
  • 連絡先(電話やメールアドレスなど)
  • 金額の合計
  • 金額の内訳
  • 振込先口座

請求書で気をつけたい項目

支払期限を設ける

請求書を発行する際は請求期限を設けましょう。相手のことを信頼しないわけではないのですが「この日までに支払いをお願いします」という意思表示になります。
ただ、契約時に支払日が取り決められている場合は不要です。

だるいけど書いてれば慣れる

請求書を作るのすらだるい日もある

見積書と請求書について説明しましたが、正直あれこれ言うようなこともそんなに無いのですね。数回作れば慣れます。
もし苦手意識があって直接契約を渋っている場合は正直もったいないです。とりあえず契約して、慣れないながらも作っちゃえばいいのです。

そのうちに「見積もり?仕方ねえな!すぐ作るからよ!」と言いながら書けるようになりますので、とりあえずやってみましょう。

それではそれでは。

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